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工作中，最大的痛苦莫過于時間不夠用。

 

本職工作已然很多，為了進一步發展，你還得争取更大的挑戰。

 

想做、能做的事情很多，但總沒時間逐一實現，一天時間就這麼多，總不能不眠不休吧。

 

一味“瞎忙”，既傷身體又影響家庭，絕非上策。那該怎麼辦呢？

 

當代最具影響力的管理咨詢大師拉姆·查蘭也許能為你答疑解惑。

 

 

 

正如做投資的人要看投資回報率，在工作時間總量有限的前提下，你要思考如何提高自己的時間回報率。

 

這樣你才不會陷入隻顧埋頭拉車，無暇擡頭看路的困境，才能真正騰出時間精力，提升自己、提高業績，為今後的發展奠定紮實的基礎。

 

 

01 聚焦重點

 

很多高潛對自己的要求很高，想做的事很多，而且要做就得面面俱到，每件事都得精益求精。

 

這樣一來，由于做的事太多，分攤到每件事上的精力似乎總不太夠。

 

換個思路，你會發現，如果隻聚焦在關鍵的幾件事上，自己的工作效率及工作成果都會大幅提升。

 

那麼，如何聚焦重點呢？

 

1. 從工作目标出發，結合當前實際，分析判斷哪幾件事是決定成敗的關鍵。

 

這是非常重要的領導技能，必須堅持練習，不斷精進。

 

需要特别提醒的是，工作目标與工作重點并不是一回事。

 

1) 工作目标是你希望達成的業績結果

 

有時工作目标是你自己定的，有時是别人定好了交給你的，但無論目标是誰定的，你都要了解清楚，理解到位。

 

好的目标通常不是單一維度的，比如簡單地要求提高銷售或降低成本。

 

企業經營是一個整體，目标制定應當從全局出發，追求整體最優。

 

如果隻是片面強調某個維度的快速提升，不僅會以偏概全，傷及整體，有時還會導緻短期行為，甚至是投機取巧、弄虛作假。

 

 

 

2) 工作重點是達成目标的路徑和步驟

 

為達成目标，要做以及能做的事很多，你要結合企業内外部的情況，綜合分析，判斷什麼事是最重要的。

 

舉個例子：

 

假如你是通用汽車公司某業務部門的負責人，你的業績目标是，在未來3年将市場份額提高1%，運營成本下降3%，現金流增加5%。

 

在很大程度上，業績目标的達成取決于與日本車企的競争态勢。

 

如果日元持續大幅貶值，日本車的售價就會随之顯著下降，日本車的市場競争力就會大幅提升，就會極大地沖擊美國車的市場份額。

 

如此一來，通用汽車公司也難以幸免。鑒于這樣的行情預判，你應當如何破局？

 

也許調整産品結構是個辦法。

 

哪些車型會受沖擊較大，則這類産品的市場份額目标可适當下調；哪些車型會受沖擊較小，仍然保持較好的利潤空間，則這類産品可加強推廣。

 

由此可見，基于日元大幅貶值的外部變化，你的工作重點應放在調整産品結構上。

 

把握工作重點，還要考慮時間維度，比如這個月、這個季度、今年以及未來3年分别要達成哪些目标？

 

尤其不能為了短期目标的達成，忽略了長期目标的工作。

 

換句話說，為了達成年度或3年的長期目标，現在需要啟動哪些準備工作？

 

不積跬步無以至千裡，要達成長期目标，現在就要開始行動。

 

 

2. 把握工作重點，也是一個持續調整、不斷優化的過程

 

不妨把要做的事列個清單，然後分分類，理理頭緒，想想哪些事可以交給其他人負責。

 

時常審視自己的工作清單，從中篩選出對自己工作目标達成最為緊要的工作重點。

 

既然是重點，數量就不能多，3～5項足矣。

 

一旦明确，就要聚焦，就要持續跟進落實，這就是高效執行的核心。

 

3. 把握自己的工作重點時，還要考慮領導的要求

 

每個人都有領導，即便是企業的CEO，也要向董事會彙報。

 

有時，領導或其他人臨時交辦的緊急事務會占據你的時間精力，讓你無法聚焦工作重點。這該怎麼辦呢？

 

你需要學會說不，尤其是那些極其耗費心力的事；

 

對于那些不能推掉的事，可以嘗試延長期限。要不然一查郵件、一接電話，就會迎來一堆事。

 

總之，你要時刻提醒自己，必須聚焦重點。

 

有時領導跟你想的不一樣，又該怎麼辦呢？

 

作為高潛，你有可能比領導對外部變化更為敏感，對内部情況更加了解，看問題更全面，學新知更主動，這些長處可能源于你過去的學習訓練，或是你現在的職責分工，或是你建立的人脈網絡。

 

● 如果你的領導也努力學習，快速成長，那還好；

● 但如果你的領導關注面相對較窄，隻關心當期目标，那你就要特别注意，一定要跟領導處好關系。

 

絕不能因為自己在某些方面似乎比領導強而表現得沾沾自喜，更不能驕傲自滿；領導交辦的重點工作，你必須認真對待。

 

要知道，領導也有領導的業績目标，全力支持領導達成目标，是與之保持良好關系的基礎。

 

你可以嘗試逐步影響領導，但要把握好分寸，不能讓自己與領導的關系毀于一旦。

 

 

 

02 善用信息

 

現在是信息爆炸的時代。這對學習固然是件好事，但大量信息也會讓人應接不暇，出現信息過載，導緻“信息疲勞綜合征”。

 

你不能事無巨細，樣樣關心。怎麼辦呢？

 

1. 信息定制是個有效的辦法

 

很多網站都有這樣的搜索及信息定制服務：

 

隻要輸入你關心的企業、行業、技術、市場等關鍵詞，這些網站就能定期把相關的重要信息發送給你，可以節省你很多時間。

 

我每天都會留出專門的時間，閱讀定制的要聞推送，邊讀邊把之後打算細讀的部分标注出來。

 

一天之中，總有很多碎片時間可以好好利用。路上堵車、飛機延誤，都是可以閱讀的好時光。

 

2. 削減不必要的報告

 

日常工作中無疑會用到很多數據及信息。

 

幾乎每家公司都有信息化管理，會生成很多業務指标、财務數據以及更為具體的過程管理信息。

 

這些數據及信息非常有用，能很好地說明工作進展的實際情況。

 

● 你需要具備很強的分析能力，能從中發現關鍵洞見；

● 還需要具備很強的溝通能力，能把分析結果清晰地呈現出來。

 

但林林總總的信息，也會讓人難以招架，不知從何入手。怎麼辦？

 

你要主動思考，哪些信息最重要；針對這些信息，彙報頻率怎樣合适？

 

有些關鍵信息也許不是公司信息系統自動生成的，這就需要你找到源頭，并設計好的記錄方式及呈現形式。

 

數據也好，圖表也行，總之要便于今後的對比分析。

 

在日常管理中，很多公司有各種内部報告，在有些公司中，這樣的報告實在種類繁多，領導都讀不過來。

 

如果這樣，可否系統性地分析這些報告，看看哪些真的需要：

 

● 比如有些報告，寫好了幾乎沒人讀，能否考慮取消；

● 如果真的需要，多長時間出一份報告合适，比如某份周報，一個月也讀不了兩回，能否改成月報或者雙周報？

 

這樣一來，無論是寫報告的下屬，還是讀報告的領導，都能省出不少時間。

 

的确不是每份報告都有讀的必要。每當你收到新的報告，或者是要求下屬準備新的報告時，你都要想想，究竟是否必要。

 

不妨告訴寫報告的下屬：

 

“這份報告，每月第一天給我。如果真的特别重要，我會告訴你。如果到某月某日，我還沒說，以後就不用寫了。”

 

 

3. 避免被郵件“打成篩子”

 

有人把電子郵件戲稱為“工作中的AK-47（突擊步槍，槍身短小、射程較短，适合較近距離的戰鬥）”，稍不留神就會被其撂倒，打成篩子。

 

在戰場上，對AK-47必須謹慎小心；在工作中，電子郵件也必須嚴加防範，否則你就會哀歎“時間都去哪兒了”。

 

有幾個小建議可供參考，比如：

 

1) 每天工作的第一個小時，不查郵件，完全聚焦重點工作；

2) 每天設定“無郵件時段”，不受打擾，專心工作；

3) 設置郵件自動分類，涉及重要事項、重要項目的，優先處理。

 

該方法同樣适用于極具“殺傷力”的微信。

 

 

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作者：拉姆·查蘭，全球著名的管理咨詢大師、暢銷書作家。過去35年中，為全球企業及其領導人提供常年的管理咨詢服務，包括通用電氣、KLM、美洲銀行、杜邦、諾華制藥、EMC、3M及Verizon等。與拉裡·博西迪合著的《執行》曾在《紐約時報》暢銷書排行榜上高居榜首。

楊懿梅，拉姆·查蘭的中國業務負責人、全球唯一合夥人。近20年從業經驗的資深顧問，畢業于哈佛大學、清華大學，曾就職于麥肯錫、貝恩資本，目前在清華大學經濟管理學院兼職授課。